Hogyan lehet kényelmesen tárolni a dokumentumokat otthon?

Sok olyan helyzet van, amikor biztosítási kötvényeket, igazolásokat és igazolásokat használunk. Ezért, hogy a szükséges papírok kéznél legyenek, az emberek kénytelenek otthon tárolni a dokumentumokat. De hogyan kell ezt helyesen megtenni, hogy semmi se vesszen el vagy tönkremenjen?

Milyen dokumentumokat kell megőrizni?

Minden modern embernek sok papírdarabja van minden alkalomra. De nem mindegyiket érdemes tárolni.

Íme az otthoni dokumentumok listája:

• A lista az útlevelekkel és egyéb családi dokumentumokkal nyílik meg. Például végrendeletek, bizonyítványok.
• Igazolások, meghatalmazások, nyugták és egyéb ingatlannal, szállítással kapcsolatos dolgok.
• Oklevelek, oklevelek, tanúsítványok, végzettség megszerzését igazoló oklevelek.
• Szakmai tevékenységgel kapcsolatos papírok: munkafüzetek, megállapodások, szerződések.
• Vizsgálati eredmények, orvosi szabályzatok és kártyák.
• Jótállási jegyek, számlák háztartási gépekre, bútorokra.
• Adózással kapcsolatos papírok.

Külön kiválaszthat elektronikus dokumentumokat vagy egyszerűen digitális formátumú adatokat. Általában megfelelnek a fenti pontok egyikének, és tárolásra is vonatkoznak.

Meddig kell megőrizni a papírokat?

A dokumentumok tárolási idő szerint oszthatók. Ez az egyes kéregek érvényességi idejétől függ.

• Állandó. Az ilyen papíroknak mindig kéznél kell lenniük.Ilyenek a házassági anyakönyvi kivonatok, születési anyakönyvi kivonatok, végzettséget igazoló oklevelek, egészségügyi adatok, közjegyző által hitelesített adatok, végrendeletek, nyugdíjigazolások.
• Hosszútávú. Iratok ingatlanokhoz, autókhoz és drága tárgyakhoz. Ide tartoznak a szakmai papírok is. Itt definiálhat csekket és nyugtákat is. Ez egy olyan dolog, amelyet hosszú ideig tárolnak, és egy bizonyos ideig releváns marad.
• Rövid időszak. Az orvosok, ügyvédek és tanárok szolgáltatási igazolásait három évig ajánlott megőrizni. A közüzemi szerződések és nyilatkozatok ugyanezt az időszakot feltételezik.
• Hiábavaló. Azonnal kidobhatja a felesleges oktatási és tájékoztató anyagokat, az alaposan áttanulmányozott dolgokhoz szükséges utasításokat, számítási lapokat stb.

Külön megjegyezhetjük a választható dokumentumokat, amelyek azonban nagy jelentőséggel bírnak tulajdonosuk számára. Ide tartoznak a személyes naplók, feljegyzések, fényképek és egyéb emléktárgyak. Általában az ilyen dolgok is sokáig tartanak.

Ezért tanácsos kidobni mindent, ami jelenleg nincs használatban, és nem lehet hasznos a jövőben. A rend fenntartásához rendszeresen ki kell takarítania a kukákat, és meg kell szabadulnia a felgyülemlett szeméttől, miközben az igazán fontos dokumentumokat is össze kell rendeznie.

Tippek a nélkülözhetetlen papírok tárolására

Általános szabály, hogy a legtöbb otthon alapkivitelben tárolja a papírokat.

1. Először is, a dokumentumokat területek szerint rendezik: otthon, munkahely, orvosi és mások.
2. Ezután aláírt mappákba kerülnek, ami biztosan megakadályozza, hogy elvesszen a papírokban.
3. A kapott készleteket külön dobozba vagy zacskóba helyezzük. Egyébként a kényelem kedvéért gyakran a „tárolóban” belül válaszfalakat készítenek, hogy megakadályozzák a mappák keveredését.Ugyanakkor ügyelnie kell arra, hogy a tárolóhely gyermekek és állatok számára elérhetetlen legyen, de kényelmesen használható legyen.

A gyakran használt személyes dokumentumokat célszerű elkülöníteni. Útlevele, orvosi igazolványa, adófizetői azonosító száma (TIN) és nyugdíjigazolványa kényelmesen elfér a cipzárral lezárt műanyag zacskókban. Az ilyen csomagok légmentesek, és tökéletes rendben tartják a tartalmat, így megakadályozzák, hogy mondjuk beázzon. Ugyanakkor az egészségügyi vonatkozású dokumentumokat lehetőleg hozzáférhető helyen kell tárolni - hogy ne vesztegessük az időt, ha sürgős szükség lenne rájuk.

Mindig jó ötlet, ha otthon van a fontos papírokról fénymásolat. Mindenféle eset van, és egy ilyen tartalék segíthet előre nem látható helyzetben.

A különösen fontos dokumentumokat széfben lehet elhelyezni. A modern piac raktározási lehetőségek széles választékát kínálja, így minden vásárló választhat valami megfelelőt. A dokumentumokat azonban jobb széfben, nem műanyag mappákban tárolni - tűz esetén az őket alkotó anyag gyorsabban megolvad, mint a papír.

A dokumentumok tárolásának nem triviális módjai

Unalmasnak tűnik a leírás? Nincs mit! Vannak érdekesebb, kényelmesebb módok a papírok tárolására.

• • Szervező tábla. Sok lehetőség van egy ilyen eszközre. A legegyszerűbb formájában egy panel, amelyre gombokkal rögzítik a papírokat. Bonyolultabb változatokban a táblán kis fiókok és függőtartók lehetnek.

• • Mini komód. Pontosan olyan, mint egy hagyományos komód, csak sokkal kisebb. Nagyon kényelmes benne dokumentumokat tárolni. Különböző rekeszekbe rendezve soha nem fognak elveszni! A komódban lévő fiókok különböző méretűek lehetnek: kicsik a kis papírdarabokhoz, nagyok a rajzokhoz.

• • Függő doboz. Csak egy kis doboz vagy kosár a falra rögzítve, mint egy postafiók. Egy ilyen, a folyosón elhelyezett dologban kényelmes a hozott levelek és nyugták tárolása.

• • Boríték zseb. Hasonló az előző opcióhoz, de ez nem doboz, hanem boríték. Asztalra, hűtőre, szekrényre rögzítheted. Lehetővé teszi ideiglenesen szükséges dokumentumok tárolását anélkül, hogy értékes helyet foglalna el.

• • Hulladékkosár. Nem, nem szemetet - speciális, tárolásra. Asztalra vagy szekrénybe helyezve több rekeszes is lehet. Egyszerű, olcsó, de hatékony módja a dokumentumok tárolásának.

• • A gyakran használt papírok aktatáska mappában tárolhatók. Hordozó fogantyúval rendelkezik. Úgy tervezték, hogy a benne lévő dokumentumok ne gyűrődjenek meg. Általában A4-es papírra tervezték. Ha szükséges, hogy ne pazarolja az időt a szükséges kéreg keresésére, egyszerűen megragadhat egy aktatáska mappát, és üzletet futhat.

Digitális technológiákat használunk

A gyógyszerekre, eszközökre és irodai berendezésekre vonatkozó utasítások sok helyet foglalnak el. Sokkal egyszerűbb ezeket elektronikusan tárolni. Ehhez meg kell találni ugyanazt az információt az interneten, és össze kell hasonlítani az anyagi forráson elérhetőkkel, hogy biztosítsák az azonosságot. Egyszerűen lefényképezheti az utasításokat, és elmentheti őket a számítógépén lévő mappába. Csak az utóbbit kell kiválasztania úgy, hogy véletlenül se törölje. Jobb, ha a kapott fájlok egy másik példányát külső adathordozóra, például memóriakártyára írja, vagy felhőtárhelyre küldi.

Minden esetre beszkennelhet más dokumentumokat is. De akkor aggódnia kell az elektronikus rendszer biztonsága miatt egy esetleges hackertámadástól. Senki sem szereti, ha személyes adatok szivárognak ki az interneten.

Egyébként számítógép vagy mobiltelefon használata kényelmes a papírok lejárati dátumának nyomon követésére. Elég, ha egyszerűen beírja a szükséges dátumokat a „naptárba”, hogy az elektronikus eszköz értesítse Önt egy adott kéreg érvényességi idejének lejártáról. Ezután már csak meg kell szabadulni a felesleges papíroktól.

A dokumentumok otthoni tárolásának fő szabálya talán egyszerű: a háztartási papírokkal való gondos és rendszeres munka a kulcsa annak, hogy a szükséges dokumentum ne vesszen el a legfontosabb pillanatban.

Nem minden dokumentumot érdemes megőrizni. De sok papír van, amit mindannyiunkkal magunkkal kell vinnünk. Biztonságos és félreeső, de meglehetősen könnyen hozzáférhető helyen kell őket tartani. A dokumentumokról elektronikus és rendszeres másolatokat készíthet - valószínűleg hasznosak lesznek. Mindenesetre a gondos tárolás és a papírok gondos válogatása segít a biztonságban.